Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin, miten keräämme, käytämme ja luovutamme henkilötietojasi. Kerromme myös oikeuksistasi ja siitä, miten voit ottaa meihin yhteyttä sekä miten suojaamme henkilötietojasi.
Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia henkilötietoja, joita käsittelemme Suomen Metsäyhdistys ry:n jäsenyyden perusteella. Lisäksi tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia Suomen Metsäyhdistys ry:n ja Suomen Metsäyhdistys ry:n kokonaan omistaman tytäryhtiön Metsäviestintä Oy:n hankkeiden (esimerkiksi Päättäjien Metsäakatemia, Metsävisa, Koululaisten metsäviikko, Minun puuni, Forest.fi, Uusi puu, Metsien Suomi ja Metsäpäivät) yhteydessä kerättyjä henkilötietoja sekä Suomen Metsäyhdistys ry:n verkkosivustojen kautta kerättyjä henkilötietoja.
Tietoa meistä
Rekisterinpitäjät
Suomen Metsäyhdistys ry
Y-tunnus 0288770-9
Osoite: Salomonkatu 17 A, 00100 Helsinki
Metsäviestintä Oy
Y-tunnus 0111632-0
Osoite: Salomonkatu 17 A, 00100 Helsinki
Yhteyshenkilö
Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa yhteyttä Suomen Metsäyhdistys ry:n yhteyshenkilöön:
Elena Ramsurrun
elena.ramsurrun@smy.fi
+358 (0)9 685 0880
Mitä henkilötietoja keräämme
Käsittelemme Suomen Metsäyhdistys ry:n jäsenyhdistysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja.
Lisäksi henkilötietoja kerätään henkilöistä, jotka eivät ole Suomen Metsäyhdistys ry:n jäsenyhdistysten yhteyshenkilöitä. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt sekä asiakkaamme eli henkilöt, jotka osallistuvat järjestämiimme hankkeisiin ja tapahtumiin, käyttävät tai ostavat palveluitamme tai tuotteitamme, tilaavat uutiskirjeemme, vierailevat verkkosivustoillamme tai muutoin ovat yhteydessä meihin.
Yksilöinti- ja yhteystiedot
- nimi
- yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköposti
- edustetun organisaation nimi, yhteystiedot ja toimiala
- titteli ja työnkuva
- demografiatiedot (esim. ammatti, palvelukieli, sukupuoli)
Jäsenyyttä tai asiakkuutta koskevat tiedot
- jäsenyyttä tai asiakkuutta koskevat tiedot, kuten osallistumis-, tilaus-, laskutus-, maksu- ja tuotetiedot sekä palautteet ja yhteydenotot
Tapahtumia koskevat tiedot
- tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä muun muassa syntymäaika ja ruokavaliotiedot.
Viestintää koskevat tiedot
- markkinointiin ja sen toimenpiteisiin liittyvät tiedot
- rekisteröidylle kohdistettu viestintä ja siihen liittyvä toiminta
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
Verkkosivujemme käyttöä koskevat tiedot
- verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot kuten vierailun kesto ja ajoittuminen sekä päätelaitettasi koskevat tiedot. Lisätietoja saat Evästelausekkeesta, sivuston kohdasta Evästeasetukset.
Miten käytämme henkilötietojasi
Sopimuksen täytäntöönpaneminen
Käytämme henkilötietoja ensisijaisesti jäsenyhdistysten jäsenyyden hoitamiseen ja ylläpitoon ja jäsenyyteen liittyvien palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi. Lisäksi henkilötietoja käytetään jäsenviestien ja tiedotteiden kuten uutiskirjeiden lähettämiseen, tuotteiden ja palveluiden hoitamiseen, tapahtumien järjestämiseen ja laskutukseen.
Oikeutetun edun perusteella
Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella palvelujemme ja toimintamme kehittämiseen sekä verkkosivujemme kehittämisen ja toiminnallisuuden varmistamiseen.
Lisäksi voimme käyttää henkilötietoja oikeutetun edun perusteella suoramarkkinointiin, markkinointi- ja mielipidetutkimuksiin sekä mahdollisten väärinkäytösten ja petosten ehkäisemiseen ja tutkimiseen.
Suostumuksen perusteella
Voimme lähettää sinulle suoramarkkinointiviestejä, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. Jos olet esimerkiksi tilannut uutiskirjeemme tai muuta suoramarkkinointimateriaalia, henkilötietojasi käsitellään tällaisten viestien lähettämiseksi. Sinulla on oikeus peruttaa suostumuksesi tai kieltää markkinoinnin sähköpostiviestissä olevan linkin kautta.
Lakisääteisten velvoitteiden perusteella
Käsittelemme henkilötietojasi lakiin ja viranomaispäätöksiin perustuvien velvoitteiden kuten noudattamiseksi. Voimme olla velvollisia säilyttämään henkilötietoja kirjanpito- tai muussa pakottavassa lainsäädännössä määriteltyjen velvoitteiden noudattamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.
Miten keräämme ja luovutamme henkilötietojasi
Tietolähteet
Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta jäsenyhdistyksen jäsensuhteen perustamisen alussa ja sen aikana.
Keräämme henkilötietoja lisäksi suostumuksellasi esimerkiksi, kun tilaat uutiskirjeemme, jätät yhteydenottopyynnön, tilaat tuotteita tai palveluita, käytät verkkosivustojamme, osallistut markkina- tai mielipidetutkimukseen, ilmoittaudut tai osallistut tapahtumaamme tai muutoin olet yhteydessä meihin.
Henkilötietoja voidaan päivittää lisäksi sidosryhmiltä ja muilta kolmansilta osapuolilta sekä viranomaisilta lainsäädännön sallimissa puitteissa.
Tietojen luovuttaminen
Voimme luovuttaa tai siirtää henkilötietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:
Käytämme alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojesi käsittelyyn. Henkilötietoja voidaan luovuttaa alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Näissä tilanteissa olemme tehneet asianmukaiset sopimukset alihankkijoiden ja palveluntarjoajien kanssa varmistaaksemme henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn myös näissä tilanteissa.
Voimme siirtää tai luovuttaa Suomen Metsäyhdistys ry:n tapahtumiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja muille kyseisen tapahtuman osallistujille ja järjestäjille.
Voimme lisäksi luovuttaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme, joiden kanssa toteutamme yhdessä hankkeitamme ja niiden markkinointia.
Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille omalla suostumuksellasi. Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten esittämien vaatimusten ja lainsäädäntöön perustuvien edellytysten mukaisesti.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen toteuttamiseksi, jota varten tiedot on kerätty, tai sen ajan kuin säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Suomen Metsäyhdistyksen jäsenyyteen perustuvia tietoja säilytetään vähintään jäsenyyden ajan ja kaksi [2] vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen.
- Suomen Metsäyhdistys ry:n verkkosivujen käyttöä koskevia tietoja säilytetään vähintään kaksi [2] vuotta.
- Markkinointisuostumuksia ja -kieltoja koskevia tietoja säilytetään toistaiseksi.
- Kirjanpitoa koskevia tietoja säilytetään kirjanpitoa koskevan lainsäädännön mukaisesti enintään kymmenen [10] vuotta.
Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita tai palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelta. Tällöin huolehdimme asianmukaisesta henkilötietojen suojasta varmistamalla, että tietojen siirtämiselle on olemassa tietosuojalainsäädännön mukainen peruste kuten Euroopan komission laatimat mallisopimuslausekkeet.
Tietojesi suojaaminen
Suojaamme henkilötietosi käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne Suomen Metsäyhdistys ry:n toimihenkilöt ja muut määritellyt henkilöt, joilla työnsä puolesta on siihen tarve ja tarvittavat käyttäjätunnukset. Henkilötiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotta ovat suojattu palomuurein ja salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla ratkaisuilla. Manuaalisesti käsiteltävät, henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.
Sinun oikeutesi
EU:n tietosuoja-asetus takaa sinulle eräitä henkilötietoihin liittyviä oikeuksia. Huomioithan, että oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottamia Ilmoitamme, koska oikeuksiin vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietojasi käsitellään. Jos emme voi toteuttaa pyyntöäsi, kuten poistamaan tietoja, ja kerromme päätöksen syyn.
- Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä. Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.
- Oikeus saada pääsy tietoihin. Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta
- Oikeus tietojen oikaisemiseen. Sinulla on oikeus oikaista tai päivittää itseäsi koskevat virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot.
- Oikeus tietojen poistamiseen. Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, ellei meillä ole laillista perustetta jatkaa tietojesi käsittelyä, tai ellei meillä ole lakisääteistä velvoitetta tai perusteltua lainmukaista syytä säilyttää henkilötietoja.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä, jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai olet vastustanut tietojesi käsittelyä.
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on meidän oikeutettu etumme.
- Oikeus perua antamasi suostumus. Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, jonka olet antanut esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja suostumuksesi perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti,
- Oikeus tehdä valitus. Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löytyvät täältä.
Tietosuojaselosteen päivitys
Suomen Metsäyhdistys ry saattaa päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa muuttuessa, tietosuojaperiaatteiden ja -suositusten muuttuessa tai lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.
Lisätietoja
Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojakäytäntöihimme tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, pyydämme sinua ottamaan meihin yhteyttä info@smy.fi.
